Accordo sul trattamento dei dati

1. Ruoli

Il Cliente, titolare del trattamento, nomina VIBOO S.R.L. («Viboo») responsabile del trattamento per i dati personali che il Cliente inserisce o fa arrivare in TAAC. Viboo accetta.

2. Oggetto, natura e durata

• Natura e finalità: ricevere, conservare, organizzare e analizzare con strumenti di intelligenza artificiale i messaggi e i dati di lavoro del Cliente, per fornirgli il Servizio TAAC.
• Interessati: clienti, potenziali clienti, fornitori, collaboratori e altri contatti del Cliente; persone della squadra del Cliente.
• Dati: dati identificativi e di contatto; contenuto di messaggi di posta, PEC e WhatsApp; note, appuntamenti, importi di preventivi e pagamenti. Il Cliente non inserisce dati particolari o giudiziari se non strettamente necessari.
• Durata: quella del contratto, più il tempo necessario alla restituzione e cancellazione.
• Statistiche: il Cliente incarica Viboo di ricavare dai dati statistiche anonime e aggregate, come previsto dall'art. 12 dei Termini; una volta rese anonime non sono più dati personali e non rientrano in questo Accordo.

3. Obblighi di Viboo

Viboo:

• tratta i dati soltanto su istruzione documentata del Cliente, che sono questi Termini e l'uso del Servizio, anche per i trasferimenti fuori dall'Unione europea, salvo che la legge glielo imponga (in tal caso lo dice prima al Cliente, se la legge lo permette);
• garantisce che chi tratta i dati sia vincolato alla riservatezza;
• adotta le misure di sicurezza dell'art. 32 GDPR descritte nella Privacy policy;
• aiuta il Cliente, nei limiti del possibile, a rispondere alle richieste degli interessati e a rispettare gli articoli 32-36 GDPR (sicurezza, violazioni, valutazioni d'impatto);
• comunica al Cliente senza ingiustificato ritardo, e se possibile entro 48 ore da quando ne viene a conoscenza, ogni violazione dei dati personali che lo riguardi;
• alla fine del contratto restituisce e poi cancella i dati, come previsto all'art. 11 dei Termini;
• mette a disposizione del Cliente le informazioni necessarie a dimostrare il rispetto di questo accordo, e consente verifiche ragionevoli, con preavviso di almeno 30 giorni, a spese del Cliente e senza compromettere la sicurezza degli altri clienti.

4. Sub-responsabili

Il Cliente autorizza in via generale Viboo a servirsi dei sub-responsabili indicati nella Privacy policy (Supabase, Vercel, Anthropic e, per i canali che il Cliente collega, Meta). Viboo impone loro obblighi di protezione dei dati equivalenti a questi, e risponde verso il Cliente del loro operato come previsto dall'art. 28.4 GDPR, nei limiti dell'art. 8 dei Termini.

Viboo informa il Cliente di ogni aggiunta o sostituzione con almeno 15 giorni di preavviso; il Cliente può opporsi per motivi legati alla protezione dei dati e, se non si trova una soluzione, recedere senza costi.

5. Trasferimenti fuori dall'UE

I trasferimenti verso Paesi terzi avvengono solo con le garanzie degli articoli 44-49 GDPR: decisione di adeguatezza (EU-U.S. Data Privacy Framework) o Clausole contrattuali tipo della Commissione europea.

6. Obblighi del Cliente

Il Cliente garantisce che i trattamenti affidati a Viboo sono leciti, che ha informato gli interessati e che ha una base giuridica valida; risponde delle istruzioni che dà e dei dati che sceglie di trattare con il Servizio.

Il Cliente dichiara di aver valutato le misure di sicurezza descritte nella Privacy policy (punto 9) e di ritenerle garanzie sufficienti ai sensi dell'art. 28.1 GDPR per i dati che tratta con il Servizio.

7. Responsabilità

Fra le parti, la responsabilità di Viboo per questo Accordo segue l'art. 8 dei Termini, salvo dolo o colpa grave e fermi i diritti che il GDPR riconosce direttamente agli interessati (art. 82). Ciascuna parte risponde verso l'altra della parte di danno dovuta alla propria violazione.