Termini e condizioni

1. Chi sono le parti, e a chi è rivolto TAAC

Il servizio TAAC («Servizio») è fornito da VIBOO S.R.L. («Viboo»), con sede legale in via Fra' Bevignate 34, 06122 Perugia (PG), codice fiscale e partita IVA 04044310540, REA PG-375857, capitale sociale 1.000,00 €, PEC viboosrl@pec.it.

Il Servizio è riservato a professionisti, imprese ed enti che agiscono nell'esercizio della propria attività («Cliente»). Non è destinato ai consumatori: accettando, il Cliente dichiara di agire come professionista o impresa, e per questo non si applicano le norme del Codice del consumo (D.lgs. 206/2005) riservate ai consumatori.

Chi accetta per conto del Cliente dichiara di avere il potere di farlo.

2. Cosa fa TAAC

TAAC è una dashboard con un assistente basato su intelligenza artificiale. Legge i messaggi che arrivano alle caselle e ai canali che il Cliente collega (posta, PEC, WhatsApp Business), li organizza in cose da fare, prepara risposte e promemoria, gestisce i documenti, anche su Google Drive, e risponde alle domande sul lavoro del Cliente.

TAAC propone e prepara; le azioni le conferma sempre una persona del Cliente. I messaggi ai clienti (risposte, mail, campagne) partono dalle caselle del Cliente solo quando una sua persona li scrive o conferma l'invio, e da quel momento sono comunicazioni del Cliente. Quello che TAAC non fa, o non fa ancora, è indicato nella dashboard.

3. Account e credenziali

Gli accessi sono personali. Il Cliente risponde di chi abilita, della custodia delle credenziali e di ogni attività svolta con i suoi accessi, e avvisa subito Viboo in caso di uso non autorizzato.

Le credenziali delle caselle e dei canali collegati (password, token, chiavi) le inserisce il Cliente, che dichiara di avere il diritto di usarle e di collegarle a un servizio esterno.

Il Cliente protegge i propri dispositivi e i propri account (posta, Google, Microsoft, WhatsApp), consigliabilmente con la verifica in due passaggi, e toglie subito l'accesso a chi non lavora più con lui. Quello che accade con credenziali del Cliente usate da altri, per sua perdita, cessione o furto (per esempio con il phishing o un virus sui suoi computer), non è imputabile a Viboo.

4. Responsabilità del Cliente sui dati

Per i dati che mette o fa arrivare in TAAC il Cliente è titolare del trattamento. Il Cliente, in particolare, garantisce e si impegna:

• ad avere una base giuridica valida per ogni trattamento, e a informare i propri clienti, fornitori e contatti che i loro messaggi sono gestiti anche con strumenti di intelligenza artificiale, aggiornando la propria informativa privacy;
• a non inserire dati di cui non ha il diritto di disporre, né dati particolari (art. 9 GDPR, per esempio dati sulla salute) o giudiziari (art. 10 GDPR) se non strettamente necessari e lecitamente trattati;
• a rispettare le condizioni dei servizi di terzi che collega, in particolare le condizioni e le policy di WhatsApp Business e Meta, e quelle del proprio gestore di posta e PEC;
• a verificare i contenuti preparati dall'assistente prima di usarli, inviarli o basarci decisioni;
• a usare il Servizio nel rispetto della legge, senza caricare contenuti illeciti, offensivi o che violino diritti di terzi.

Il Cliente tiene indenne Viboo da danni, sanzioni e pretese di terzi, comprese le spese legali ragionevoli, derivanti dalla violazione di questi impegni o da dati trattati illecitamente per sua scelta.

4-bis. Le persone della squadra del Cliente

TAAC mostra a chi è affidato il lavoro e quanto ne ha chiuso ciascuno, per organizzarlo. Se nella squadra ci sono lavoratori dipendenti o collaboratori, il Cliente, come datore di lavoro e titolare del trattamento, li informa dell'uso di TAAC, valuta se e come questi dati possano essere usati nel rapporto di lavoro e rispetta l'art. 4 della L. 300/1970 (Statuto dei lavoratori) e le altre norme sul lavoro. TAAC non è pensato né offerto come strumento di controllo a distanza dei lavoratori.

5. Intelligenza artificiale: limiti

I contenuti generati dall'intelligenza artificiale possono essere incompleti, imprecisi o non aggiornati. Non costituiscono consulenza legale, fiscale, contabile o professionale. Il Cliente li usa sotto la propria responsabilità e dopo averli verificati.

Viboo si impegna a che il Servizio rispetti gli obblighi di trasparenza dell'art. 50 del Regolamento (UE) 2024/1689 («AI Act») per quanto di sua competenza.

6. Servizi di terzi

Il Servizio dipende anche da servizi di terzi (hosting, database, modelli di intelligenza artificiale, Meta/WhatsApp, gestori di posta e PEC). Viboo li sceglie con cura, ma non risponde di loro interruzioni, modifiche o cambi di condizioni che non dipendano da lei; quando ne viene a conoscenza, lo comunica al Cliente e cerca un'alternativa ragionevole.

7. Disponibilità del Servizio

Viboo fa il possibile perché il Servizio sia disponibile e funzionante, ma non garantisce che lo sia senza interruzioni o errori. Può sospenderlo per manutenzione, avvisando quando possibile, e senza preavviso per urgenze di sicurezza.

Il Servizio è fornito nello stato in cui si trova e con le funzioni descritte nella dashboard al momento dell'uso.

7-bis. Sicurezza, attacchi informatici e copie dei dati

Viboo adotta le misure di sicurezza descritte nella Privacy policy (punto 9) e le aggiorna secondo lo stato dell'arte. Il Cliente, che le ha esaminate, le riconosce adeguate al tipo di dati che sceglie di trattare con il Servizio; se intende trattare dati che richiedono misure diverse (per esempio grandi quantità di dati sanitari), lo concorda prima per iscritto con Viboo.

Viboo non risponde degli accessi abusivi, attacchi informatici, malware o altri fatti illeciti di terzi che riescano nonostante quelle misure, né dei loro effetti, salvo dolo o colpa grave. In caso di incidente Viboo si impegna a contenerlo, a ripristinare il Servizio nel più breve tempo ragionevole e a informare il Cliente come previsto dall'Accordo sul trattamento dei dati.

TAAC è uno strumento di lavoro, non un servizio di conservazione a norma né di copia di sicurezza, e non garantisce copie di sicurezza dei dati inseriti: i documenti e i messaggi originali restano nelle caselle, nel Drive e negli archivi del Cliente, che ne conserva le copie che gli servono. Viboo non risponde della perdita di dati di cui il Cliente avrebbe potuto conservare una copia.

8. Limitazione di responsabilità

Nei limiti consentiti dalla legge, Viboo non risponde di danni indiretti o consequenziali, mancato guadagno, perdita di occasioni d'affari, perdita di dati che il Cliente avrebbe potuto conservare altrove, né di danni derivanti dall'uso dei contenuti dell'assistente senza la verifica prevista all'art. 5.

Viboo non risponde delle sanzioni e dei provvedimenti che le autorità rivolgono al Cliente per trattamenti di cui il Cliente è titolare, salvo che derivino da una violazione dell'Accordo sul trattamento dei dati imputabile a Viboo.

In ogni caso la responsabilità complessiva di Viboo verso il Cliente per fatti legati al Servizio, compresi quelli dell'art. 7-bis e dell'Accordo sul trattamento dei dati, è limitata all'importo pagato dal Cliente per il Servizio nei 12 mesi precedenti il fatto.

Queste limitazioni non valgono per i danni causati da dolo o colpa grave di Viboo (art. 1229 c.c.), né limitano i diritti che il GDPR riconosce direttamente agli interessati.

8-bis. Forza maggiore

Nessuna parte risponde dei ritardi o degli inadempimenti dovuti a eventi fuori dal suo ragionevole controllo, come guasti estesi delle reti o dei fornitori di infrastruttura, attacchi informatici su larga scala, provvedimenti delle autorità, calamità naturali, per il tempo in cui l'evento dura.

9. Corrispettivi

I corrispettivi, la periodicità e le modalità di pagamento sono quelli dell'offerta accettata dal Cliente. L'uso dell'intelligenza artificiale è compreso nell'abbonamento entro i crediti mensili indicati nell'offerta e visibili in Impostazioni → Utilizzo; quando finiscono, le risposte dell'assistente si fermano fino al mese successivo o fino all'aggiunta di crediti, mentre la lettura dei messaggi continua. I crediti aggiuntivi acquistati non scadono durante il contratto e non sono rimborsabili.

In caso di mancato pagamento, Viboo può sospendere il Servizio dopo un sollecito rimasto senza esito per 15 giorni.

10. Durata, recesso, sospensione

Il contratto dura per il periodo indicato nell'offerta e si rinnova alle stesse condizioni, salvo disdetta di una delle parti con 30 giorni di preavviso prima della scadenza.

Viboo può sospendere o chiudere gli accessi, con effetto immediato, in caso di grave violazione di questi Termini, uso illecito del Servizio o rischio concreto per la sicurezza dei dati, informando il Cliente.

11. Alla fine del contratto

Entro 30 giorni dalla fine il Cliente può chiedere l'esportazione dei propri dati in un formato di uso comune. Trascorso questo termine, Viboo cancella i dati del Cliente dai propri sistemi, salvo quanto la legge impone di conservare; le eventuali copie tecniche dei fornitori si cancellano con i loro normali cicli di rotazione.

12. Proprietà intellettuale

Il software, il marchio TAAC, la mascotte e i contenuti del Servizio sono di Viboo o dei suoi licenzianti. Il Cliente riceve una licenza d'uso non esclusiva e non trasferibile per la durata del contratto. I dati del Cliente restano del Cliente.

Viboo può ricavare dall'uso del Servizio statistiche e misure anonime e aggregate (per esempio volumi di messaggi e compiti, tempi di risposta, funzioni usate, consumi, suddivisi per settore o dimensione dell'azienda), che non contengono il testo di messaggi o documenti e non permettono di identificare il Cliente, i suoi clienti o altre persone. Queste statistiche sono di Viboo, che può usarle senza limiti di tempo, anche dopo la fine del contratto, per migliorare e sviluppare il Servizio e per le proprie analisi interne. Viboo non le vende né le cede a terzi in una forma che permetta di riconoscere il Cliente.

13. Protezione dei dati

Per i dati che il Cliente mette in TAAC, Viboo è responsabile del trattamento secondo l'Accordo sul trattamento dei dati (art. 28 GDPR), che fa parte di questi Termini. Per i dati dell'account vale la Privacy policy.

14. Modifiche

Viboo può modificare questi Termini per ragioni tecniche, normative o di evoluzione del Servizio, comunicandolo nella dashboard con almeno 30 giorni di preavviso. Se il Cliente non accetta le modifiche, può recedere senza costi prima che valgano; altrimenti le modifiche si intendono accettate al successivo accesso con conferma.

15. Legge e foro

Si applica la legge italiana. Per ogni controversia è competente in via esclusiva il Foro di Perugia.

16. Clausole approvate specificamente

Ai sensi e per gli effetti degli articoli 1341 e 1342 del codice civile, il Cliente dichiara di aver letto e di approvare specificamente le seguenti clausole: 3 (credenziali e account del Cliente); 4 (responsabilità del Cliente sui dati e manleva); 4-bis (persone della squadra del Cliente); 5 (limiti dell'intelligenza artificiale); 6 (servizi di terzi); 7 (disponibilità del Servizio); 7-bis (sicurezza, attacchi informatici e copie dei dati); 8 (limitazione di responsabilità); 8-bis (forza maggiore); 9 (crediti, sospensione per mancato pagamento o esaurimento dei crediti, crediti non rimborsabili); 10 (rinnovo, recesso e sospensione); 11 (cancellazione dei dati alla fine del contratto); 12 (statistiche anonime di Viboo); 14 (modifiche unilaterali); 15 (foro esclusivo).